Podmiotem odpowiedzialnym za wdrażanie funduszy europejskich w Polsce jest Minister Inwestycji i Rozwoju Gospodarczego. Minister jest obowiązany koordynować wdrażanie postanowień umowy partnerskiej.
Komitet jest organem pomocniczym Ministra, który koordynuje działania wszystkich organów zaangażowanych w dystrybucję funduszy Unii Europejskiej i jest odpowiedzialny za zapewnienie realizacji funduszy europejskich w Polsce zgodnie z celami polityki spójności UE . Komitet składa się z przedstawicieli wszystkich instytucji zarządzających, Ministra Finansów, partnerów gospodarczych i społecznych oraz przedstawicieli władz lokalnych.
Instytucje zarządzające
Kilka organów jest odpowiedzialnych za wdrożenie programu. Zadania przewidziane w ramach każdego programu mogą być podzielone między różne instytucje: instytucje zarządzające (obecne w każdym programie), instytucje pośredniczące i instytucje wdrażające. Każdy z tych organów ma inne obowiązki, zadania i kompetencje.
Instytucja zarządzająca - wchodząca w skład struktury organizacyjnej Ministerstwa Inwestycji i Rozwoju Gospodarczego - odpowiada za zarządzanie programami krajowymi i programami współpracy terytorialnej. Dla każdego programu regionalnego odpowiedni zarząd województwa działa jako instytucja zarządzająca. Instytucja zarządzająca odpowiada za sprawną i prawidłową realizację danego programu jako całości i na poziomie poszczególnych projektów. Wydaje również wytyczne, zalecenia i podręczniki dotyczące różnych aspektów związanych z realizacją programu oraz prowadzi działania promocyjne i informacyjne.
Instytucja zarządzająca ma bardzo szerokie kompetencje - od opracowania samego programu, poprzez wybór projektów do współfinansowania, zlecanie płatności na rzecz beneficjentów i weryfikację prawidłowości wydatków beneficjentów, po monitorowanie postępów w realizacji programu oraz ocena poziomu osiągnięcia odpowiednich celów.
Ogólna odpowiedzialność instytucji zarządzającej za właściwe zarządzanie programem związana jest z wymogiem poświadczenia wydatków poniesionych przez beneficjentów, tj. Potrzebą potwierdzenia prawidłowości takich wydatków oraz ich zgodności z prawem krajowym i unijnym przed Komisją Europejską.
Instytucje zarządzające ustanawiają szczegółowe zasady dla poszczególnych programów, w szczególności:
- zapewniają prawidłową realizację projektów przy użyciu odpowiedniego funduszu,
- opracowują procedury i kryteria wyboru projektów oraz weryfikują, czy współfinansowane projekty spełniają odpowiednie wymogi oraz czy wydatki zadeklarowane przez beneficjentów zostały odpowiednio zrealizowane i opłacone,
- oceniają i monitorują postępy w realizacji programu,
- poświadczają wydatki poniesione przez beneficjentów, tj. potwierdzają prawidłowość takich wydatków i ich zgodność z prawem krajowym i unijnym przed Komisją Europejską,
- wspierają i organizują prace Komitetu Monitorującego Program.
Instytucje pośredniczące
Instytucja zarządzająca danego programu może przekazać część swoich zadań Instytucjom Pośredniczącym. Tworząc takie Instytucje Pośredniczące, Instytucja Zarządzająca przenosi część swoich zadań i odpowiedzialność za ich realizację na takie instytucje, ale nadal pozostaje odpowiedzialna za cały program.
Zakres odpowiedzialności Instytucji Pośredniczących określa się w drodze porozumienia. Instytucja Pośrednicząca jest kompetentna między innymi do:
- przygotować i przeprowadzić zaproszenie do składania wniosków oraz wybrać odpowiednie projekty,
- zawierać umowy o dofinansowanie projektu,
- zapewnić prawidłowe i szybkie rozliczenie projektów unijnych
Instytucje pośredniczące to zazwyczaj podmioty specjalizujące się w dziedzinach objętych współfinansowaniem w ramach danego programu. Na przykład Ministerstwo Środowiska działa jako instytucja pośrednicząca w finansowaniu przeznaczonym na ochronę środowiska w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko.
Organy wdrażające
Ponieważ Instytucja Zarządzająca może przekazać część swoich kompetencji Instytucji Pośredniczącej, tak Instytucja Pośrednicząca może przekazać część swoich kompetencji innej instytucji. Taki organ jest określany jako organ wdrażający. Są najbliżej beneficjentów i są odpowiedzialni za przyjmowanie wniosków o dofinansowanie i podpisywanie umów na realizację projektów.
Organy wdrażające są właściwe między innymi do:
- przyjmować wnioski o dofinansowanie od beneficjentów,
- wybrać projekty do współfinansowania i podpisać umowy z beneficjentami,
- przekazywać Instytucjom Pośredniczącym informacje o wydatkach,
- monitorować realizację poszczególnych projektów,
- sprawdza wykorzystanie środków przez beneficjentów (np. przeprowadzając kontrole w miejscu prowadzenia działalności przez beneficjenta) i przygotowuje sprawozdania z realizacji przekazanych im zadań.
Instytucja audytowa
]Instytucja audytowa została powołana, aby zapewnić, że wszystkie działania związane z alokacją funduszy europejskich w Polsce są prowadzone zgodnie z obowiązującym prawem i procedurami. Organ ten jest odpowiedzialny za przeprowadzanie audytów całego systemu zarządzania i kontroli wykorzystywanego do celów monitorowania wdrażania funduszy UE.
Generalny Inspektorat Kontroli Skarbowej działa jako organ kontrolny i wykonuje swoje zadania we współpracy z Ministrem Finansów i urzędami kontroli podatkowej w 16 województwach.
Komitety monitorujące
Dla każdego programu ustanawia się komitet monitorujący. Komitet ten odpowiada przede wszystkim za:
przeprowadzanie systematycznych ocen postępów w realizacji programu, analizowanie zagadnień, które mogą mieć wpływ na realizację celów programu, przeprowadzanie konsultacji dotyczących proponowanych zmian w programie i akceptowanie takich zmian, przyjęcie kryteriów oceny projektu.
Komitet Monitorujący ustanowiony dla każdego programu składa się z przedstawicieli władz centralnych i lokalnych oraz partnerów społecznych i gospodarczych. Przedstawiciele Komisji Europejskiej biorą również udział w pracach Komitetu Monitorującego, działając jako doradcy. Ponadto przedstawiciele innych instytucji mogą również brać udział w posiedzeniach Komitetu w charakterze obserwatorów.
Audyt wydatków i rozliczenie projektu
]Wszystkie wydatki poniesione w ramach funduszy europejskich muszą zostać poświadczone. Proces certyfikacji polega na sprawdzeniu, czy dokumenty finansowe są dokładne i oparte na wiarygodnych dokumentach oraz czy są zgodne z obowiązującymi przepisami. W przypadku wykrycia nieprawidłowości w wydatkowaniu funduszy europejskich kwoty otrzymane w ramach współfinansowania muszą zostać zwrócone.
Obecnie powstaje Centralny System Informacji i Komunikacji (pl. Centralny system teleinformatyczny , CST) w celu ułatwienia realizacji programów oraz działań kontrolnych i audytowych. System będzie przechowywać informacje o:
- programy, cykl życia projektów,
- proces certyfikacji.
Ponadto wszyscy beneficjenci będą mogli rozliczać swoje projekty za pomocą tego systemu.
Ocena jest procesem oceny wyników realizacji programów i projektów współfinansowanych z funduszy europejskich. Ocena umożliwia analizę ich jakości i skuteczności. Celem oceny jest poprawa odpowiedniej procedury, tj. Dostosowanie wdrażania funduszy UE przed zakończeniem projektu, aby umożliwić osiągnięcie odpowiednich celów lub ocena wydajności i skuteczności programów lub projektów, które zostały już wdrożone.
System wytycznych
Podstawy prawne wydatkowania funduszy europejskich znajdują się w odpowiednich rozporządzeniach UE oraz w ustawie o zasadach wdrażania programów polityki spójności finansowanych w ramach perspektywy finansowej 2014–2020. W celu zapewnienia jednolitej realizacji poszczególnych programów Minister Inwestycji i Rozwoju Gospodarczego wydaje wytyczne, które są wiążące dla wszystkich instytucji odpowiedzialnych za wdrażanie programów. Takie wytyczne są określane jako wytyczne horyzontalne. Wytyczne horyzontalne mogą dotyczyć różnych problemów, np .:
- metoda wyboru projektów,
- kwalifikowalność wydatków,
- ocena programów,
- informacja i promocja.
Wytyczne horyzontalne mogą być bardziej szczegółowe i dostosowane do specyfiki poszczególnych programów za pomocą wytycznych programowych.
